How to Improve Your Personal Productivity?

Sering ga sih kita merasa ribet dengan kerjaan kita belum lagi kita begitu mobile sehingga sering terlewat dokumen-dokumen entah itu kerjaan atau bahkan yang Pribadi. Atau kita pernah ga sih kesulitan mengelola kegiatan kita baik kerjaan maupun personal?

Keadaan diatas sering berakhir entah itu ribet sendiri, kececer atau kalo menyangkut kerjaan bisa diomelin. Paling kata Pamungkas kita adalah “maklum bos, namanya juga anak lapangan, admin-admin susah bos, ga sempet”. Sialnya, hal begini bisa membuat kita lembur dikantor berjam-jam sampe tidak terasa kita itu sudah bekerja nyaris 18 jam sehari selama seminggu bahkan sebulan atau bahkan setahun tanpa terasa.

Saya juga terkadang ketemu dengan Generasi yang katanya so mobile dan techie sekali. Namun begitu berurusan dengan mereka seringkali teknologi malah tidak terlalu maksimal mereka pake. Sehingga mereka hanya berakhir dengan lokasi Kerja nya saja yang tidak dikantor tapi kegiatan kerjanya masih dominan tradisional nya.

Setahun ini, saya mendorong diri saya untuk paperless, yup paperless! Saya berusaha untuk tidak membawa dan menyimpan kertas-kertas Kerja, termasuk tidak membawa lagi buku catatan alias notebook. Hasilnya? Wah asyik banget! Saya sudah tidak perlu lagi bawa tas gede untuk nyimpen map dokumen. Dimana client-client saya di Opsmarketer juga saya dorong untuk paperless. Dari mulai invoicing, absensi training, perjanjian consulting hingga sharing training document semuanya tanpa kertas yang dicetak alias paperless.

Bagaimana sih memanfaatkan Teknologi untuk produktifitas Pribadi?

  1. Maksimalkan Smartphone

Ditangan anda minimal memiliki 1 unit smartphone bukan? Minimal android deh. Nah disini anda bisa manfaatkan beberapa apps yang sangat bermanfaat untuk meningkatkan produktifitas.

  1. OneNote, apps ini sangat powerful untuk mengganti buku catatan kita bahkan meningkatkannya menjadi lebih maksimal lagi mengingat tidak hanya berupa catatan dari ketikan kita, namun bisa dikolaborasi dengan video dan audio recording, memasukkan link dari web, youtube, hasil foto camera, document file hingga task management.
  2. OneDrive, apps ini merupakan cloud storage yang menyenangkan. All files bisa disimpan disini. Termasuk bisa di share ke orang lain. Yup! Ini yang bikin saya so paperless, document yang saya terima jika dalam bentuk kertas, saya scan pake apps OfficeLens dan otomatis tersimpan di OneNote dan OneDrive saya. Persis kayak nyelipin kertas di buku catatan, hanya saja ini seperti membawa seluruh bundle document kemana-mana
  3. Outlook, apps ini merupakan email management, dimana kita bisa masukkan dari email personal seperti yahoo, gmail hingga ke email kantor. Sangat mudah digunakan namun sangat powerful
  4. Office, ini masih merupakan apps paling produktif sampai saat ini. Baik itu Word, Excel maupun Power Point nya. Install apps ini bikin kita bisa melakukan editing hingga mobile presentation dimana saja kapan saja. Karena selain bisa dilihat via cloud dengan menggunakan koneksi internet, juga bisa kita download ke smartphone storage kita. Yang menarik adalah di office 2016 terbaru, dengan fitur collaboration nya, kita bisa Kerja bareng secara bersamaan mengedit dan mengerjakan dokumen yang sama dan begitu selesai semua orang sudah dapat the updated version nya.
  5. Skype, apps ini tidak hanya berguna untuk video call, namun juga dari fungsi chatting, video conference hingga transfer document secara langsung.

5 (lima) apps diatas ditambah dengan OfficeLens, sudah bikin smartphone kita jadi sangat powerful bukan? Walau tidak begitu nyaman bekerja di ukuran layar yang kecil, namun smartphone membantu kita disaat-saat mobilitas sangat diperlukan.

  1. Maksimalkan Tablet, Laptop atau Surface anda

Jika ada memiliki rejeki lebih, maka tools ini sangat disarankan untuk anda beli sebagai tools untuk membantu meningkatkan produktifitas anda. Dan jika sudah disediakan oleh kantor maka mari gunakan lebih maksimal lagi.

Untuk Tablet, maka pastikan anda install apps diatas, sedangkan untuk Laptop dan Surface, maka anda bisa install program versi desktop nya atau jika karena merupakan laptop kantor sehingga ada larangan install, maka bisa gunakan versi web nya.

Hal yang menyenangkan dari apps diatas adalah semuanya free kecuali Office, dimana untuk advance fitur anda harus subscribe ke Office 365. Namun saya rekomendasikan anda untuk subscribe minimal yang personal package. Dan ini akan memaksimalkan seluruh fitur diatas termasuk mendapatkan versi desktop dari Office 2016 terbaru secara gratis.

Setelah semuanya di install, mulailah dengan membuat catatan di OneNote, sharing file di OneDrive, working on Office, manage email via Outlook sambil mengerjakan document secara kolaborasi via Office dan Skype.

Enjoy the technology guys!

Advertisements

Conflict Coming from Disorganization, Do You Realize It? (29.08.13)

Pernah ngerasa, kok kayaknya kita saling berkompetisi antar department? Atau merasa kita dijegal, dihambat dan dipersulit oleh department lain? Rasanya gimana? Bingung ya, kok satu team malah saling sikut dan saling berantem padahal diluar sana kita punya kompetisi untuk dihadapi. Kenapa ya kok bisa hal ini bisa terjadi? Secara umum conflict ini sering disebut karena masalah Visi yang belum align tapi apakah ini hanya soal visi?

Kegagalan mengorganisasikan perusahaan atau disebut dengan Disorganization bisa menjadi salah satu penyebab umum conflict dalam organisasi. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

  1. Job Desc yang tidak clear
  2. Tidak adanya Pembagian Wewenang atau Tidak Tegas dan Jelas
  3. Kesalahan dalam membuat parameter ukuran Key Performance Indicator (KPI)

Yuk kita bahas sedikit ya, saya share dari pengalaman yang pernah saya temui baik saat menjadi professional maupun sebagai inhouse trainer & consultant.

Job Description (Job Desc)

Ini terlihat simple, namun ini fundamental sekali. Kenapa? Job Desc hanya bisa dibuat jika sebuah perusahaan punya struktur organisasi yang jelas. Dan struktur organisasi yang jelas hanya bisa dibuat jika perusahaan punya fundamental visi dan misi yang jelas. Kenapa? Karena struktur organisasi adalah tools yang kita butuhkan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

Job Desc akan mempengaruhi bagaimana setiap orang didalam organisasi kerja berinteraksi serta melakukan proses kerja. Proses kerja atau yang lebih dikenal dengan Standard Operating Procedure hanya bisa dibuat jika sebuah struktur organisasi punya Job Desc yang jelas.

Nah kebayangkan apa akibatnya jika tidak punya Job Desc?

Wewenang

Sebuah proses kerja membutuhkan sebuah keputusan untuk melanjutkan ke proses berikutnya. Untuk itu setiap posisi dalam struktur organisasi selain memiliki Job Desc juga harus dilengkapi oleh wewenang. Karena didalam Job Desc untuk mengerjakan tanggung jawab yang diberikan maka diperlukan wewenang untuk melaksanakannya.

Dengan berbagai alasan banyak perusahaan yang tidak melengkapi wewenang kepada setiap orang di organisasinya. Bahkan yang paling miris adalah level managerial pun tidak punya wewenang apapun dan sering juga ditemui seluruh wewenang berada di tangan owner.  Trus buat apa punya manager level kalo tugasnya hanya rekomendasi? Pengalaman saya, sering bertemu dengan para manager diperusahaan ini yang hanya tau mengerjakan tanpa paham kenapa atau malah ga mau tau kenapa. Bila ditanya jawabannya “itu bapak yang minta..” , “..ini ibu yang suruh..” atau “..biasanya begini..” ga heran organisasi ini ga kemana mana dan pengetahuan mereka jauh dari berkembang.

Wewenang diperlukan agar dalam proses interaksi dan proses kerja bisa berjalan efektif dan efisien. Dengan kewenangan yang tegas dan jelas maka potensi konflik bisa terhindarkan karena setiap wewenang punya resiko untuk dipertanggung jawabkan.

Key Performance Indicator (KPI)

Kalo soal target kerja saya yakin 100% ini sudah keahlian para owner dalam membuatnya. Itu bagus sekali karena kerja tanpa target sama dengan tidak punya ukuran dan yang berarti tidak tau apa yang harus dilakukan untuk berkembang atau untuk memperbaiki.

Pertanyaannya adalah apakah KPI nya sudah dibuat dengan benar? Kesalahan membuat ukuran maka akan berakibat atas proses mendapatkannya dimana proses mendapatkan akan menentukan masa depan kinerja perusahaan.

Contoh:

KPI hanya berorientasi hasil sales tanpa melihat circumstances dan prosesnya seperti hanya memberikan Target Sales tanpa membebankan proses salesnya tau konsekuensi ikutannya seperti Conversion Rate atau Cost of Sales.

Kenapa? Karena Team sales hanya akan focus to achieve target dan sales more regardless caranya mau itu dengan begging ke customer hingga mendorong more cost dengan more discount. Soal dimasa depan company taunya barang itu laku karena memang bisa dijual bukan ngemis atau biaya membengkak itu bukan menjadi concern nya.

Nah kalo case begini, ga herankan kalo team sales bisa tereakin team marketing kalo ga bikin program short term sales? Atau mereka males kerjain program engagement dari marketing karena wasting their time?

Atau KPI Finance yang hanya concern pada Ratio Profit dan Cash Flow tanpa melihat ukuran sustainability atau proses mendapatkannya. Maka tak heran untuk mendapatkan profit cara paling mudah yang dilakukan oleh seluruh short term thinker finance adalah Cutting Cost! Yup just that simple. Dan semua hal yang tidak punya kaitan atas cash flow jangka pendek either dipersulit ya ditolak!

Hal-hal penting diatas selalu dianggap remeh dan ga penting, jika ada yang menjelaskan tentang pentingnya hal diatas, response yang paling sering disebut dengan “ah teori..” atau “..ini udah puluhan tahun kami jalankan dan berhasil..” atau “..you don’t have entrepreneur skill..” .

Every result has process and each process will determined the next process, so Think again and if you really have time re-think again, before the trial error gone bad. Gimana bisa bangun Strong Brand jika bangun strong organization saja tidak paham. Jika sampai sekarang organisasi nya masih jalan, coba lihat isi karyawannya. Jangan-jangan mayoritas sudah puluhan tahun dan bahkan mau pension. Trus kira-kira regenerasinya gimana? Knowledge yang mau diajarkan apa? Patuh sama senior dan ikuti semua perintah? Karena itu yang akan dilakukan oleh semua newbie yang masuk ke organisasi seperti ini. Play Safe or Face the Conflict!

Conflict Coming from Disorganization, Do You Realize It? Check Your organization again please…