How to Improve Your Personal Productivity?

Sering ga sih kita merasa ribet dengan kerjaan kita belum lagi kita begitu mobile sehingga sering terlewat dokumen-dokumen entah itu kerjaan atau bahkan yang Pribadi. Atau kita pernah ga sih kesulitan mengelola kegiatan kita baik kerjaan maupun personal?

Keadaan diatas sering berakhir entah itu ribet sendiri, kececer atau kalo menyangkut kerjaan bisa diomelin. Paling kata Pamungkas kita adalah “maklum bos, namanya juga anak lapangan, admin-admin susah bos, ga sempet”. Sialnya, hal begini bisa membuat kita lembur dikantor berjam-jam sampe tidak terasa kita itu sudah bekerja nyaris 18 jam sehari selama seminggu bahkan sebulan atau bahkan setahun tanpa terasa.

Saya juga terkadang ketemu dengan Generasi yang katanya so mobile dan techie sekali. Namun begitu berurusan dengan mereka seringkali teknologi malah tidak terlalu maksimal mereka pake. Sehingga mereka hanya berakhir dengan lokasi Kerja nya saja yang tidak dikantor tapi kegiatan kerjanya masih dominan tradisional nya.

Setahun ini, saya mendorong diri saya untuk paperless, yup paperless! Saya berusaha untuk tidak membawa dan menyimpan kertas-kertas Kerja, termasuk tidak membawa lagi buku catatan alias notebook. Hasilnya? Wah asyik banget! Saya sudah tidak perlu lagi bawa tas gede untuk nyimpen map dokumen. Dimana client-client saya di Opsmarketer juga saya dorong untuk paperless. Dari mulai invoicing, absensi training, perjanjian consulting hingga sharing training document semuanya tanpa kertas yang dicetak alias paperless.

Bagaimana sih memanfaatkan Teknologi untuk produktifitas Pribadi?

  1. Maksimalkan Smartphone

Ditangan anda minimal memiliki 1 unit smartphone bukan? Minimal android deh. Nah disini anda bisa manfaatkan beberapa apps yang sangat bermanfaat untuk meningkatkan produktifitas.

  1. OneNote, apps ini sangat powerful untuk mengganti buku catatan kita bahkan meningkatkannya menjadi lebih maksimal lagi mengingat tidak hanya berupa catatan dari ketikan kita, namun bisa dikolaborasi dengan video dan audio recording, memasukkan link dari web, youtube, hasil foto camera, document file hingga task management.
  2. OneDrive, apps ini merupakan cloud storage yang menyenangkan. All files bisa disimpan disini. Termasuk bisa di share ke orang lain. Yup! Ini yang bikin saya so paperless, document yang saya terima jika dalam bentuk kertas, saya scan pake apps OfficeLens dan otomatis tersimpan di OneNote dan OneDrive saya. Persis kayak nyelipin kertas di buku catatan, hanya saja ini seperti membawa seluruh bundle document kemana-mana
  3. Outlook, apps ini merupakan email management, dimana kita bisa masukkan dari email personal seperti yahoo, gmail hingga ke email kantor. Sangat mudah digunakan namun sangat powerful
  4. Office, ini masih merupakan apps paling produktif sampai saat ini. Baik itu Word, Excel maupun Power Point nya. Install apps ini bikin kita bisa melakukan editing hingga mobile presentation dimana saja kapan saja. Karena selain bisa dilihat via cloud dengan menggunakan koneksi internet, juga bisa kita download ke smartphone storage kita. Yang menarik adalah di office 2016 terbaru, dengan fitur collaboration nya, kita bisa Kerja bareng secara bersamaan mengedit dan mengerjakan dokumen yang sama dan begitu selesai semua orang sudah dapat the updated version nya.
  5. Skype, apps ini tidak hanya berguna untuk video call, namun juga dari fungsi chatting, video conference hingga transfer document secara langsung.

5 (lima) apps diatas ditambah dengan OfficeLens, sudah bikin smartphone kita jadi sangat powerful bukan? Walau tidak begitu nyaman bekerja di ukuran layar yang kecil, namun smartphone membantu kita disaat-saat mobilitas sangat diperlukan.

  1. Maksimalkan Tablet, Laptop atau Surface anda

Jika ada memiliki rejeki lebih, maka tools ini sangat disarankan untuk anda beli sebagai tools untuk membantu meningkatkan produktifitas anda. Dan jika sudah disediakan oleh kantor maka mari gunakan lebih maksimal lagi.

Untuk Tablet, maka pastikan anda install apps diatas, sedangkan untuk Laptop dan Surface, maka anda bisa install program versi desktop nya atau jika karena merupakan laptop kantor sehingga ada larangan install, maka bisa gunakan versi web nya.

Hal yang menyenangkan dari apps diatas adalah semuanya free kecuali Office, dimana untuk advance fitur anda harus subscribe ke Office 365. Namun saya rekomendasikan anda untuk subscribe minimal yang personal package. Dan ini akan memaksimalkan seluruh fitur diatas termasuk mendapatkan versi desktop dari Office 2016 terbaru secara gratis.

Setelah semuanya di install, mulailah dengan membuat catatan di OneNote, sharing file di OneDrive, working on Office, manage email via Outlook sambil mengerjakan document secara kolaborasi via Office dan Skype.

Enjoy the technology guys!

Advertisements

Brand Social Media is Brand Social Life not Yours! (19.01.13)

Sekarang dengan semakin tingginya tingkat penetrasi dari smartphones dan internet membuat banyak customer (audience) yang lebih sering menghabiskan waktunya bersama gadget dari pada bersama tradisional media seperti Televisi (TV). Keterbatasan waktu, keinginan akan real Time dan lebih komunikatif merupakan faktor-faktor yang menjadi dorongan audience ini memilih media internet. Bahkan social life pun banyak beralih kedigital seperti ngobrol via skype, we chat, line, kakao, twitter atau people hub Group. Sharing seperti Facebook, Path, Instagram, Pinterest.

Trend ini sudah lama diketahui brand owner dan mereka juga sudah lama terjun mendekati para audience nya dengan membangun kedekatan via social media. Tulisan ini tidak membahas sisi strategi ini namun lebih spesifik pada cara atau perilaku interaksi brand tersebut dengan audience nya.

Apa yang menjadi panduan brand untuk bersosialisasi dengan audience nya? Tentu brand personality nya. Nah personality ini ditentukan sebagai bagian dari brand Identity secara utuh. Yang merupakan cerminan dari target market brand tersebut. Contoh : jika brand ada target audience nya anak-anak usia 3 s/d 5 tahun, tentu personality brand nya akan berbeda dengan target audience nya 17 s/d 21 tahun. Terjemahan ini tidak cuma pada tingkat Design web atau applikasi namun hingga cara berbicara selama berinteraksi dengan mereka. Nah disinilah concern dari tulisan ini yaitu cara berinteraksi brand.

Case dasarnya sering kali ditemui cara interaksi dari brand tersebut lebih cenderung sesuai dengan gaya Brand dan Marketing Manager nya atau yang lebih parah sesuai dengan gaya serta personality dari admin (orang yang bertugas melakukan posting ke social media)! Tidak percaya? Coba lihat pages (di Facebook) atau account twitter brand. Sebuah brand permen W***S pernah mempost foto makanan dengan bentuk seperti orang berpelukan. Tidak ada yang luar biasa, karena ini umum bagi kebanyakan orang namun apakah ini personality brand nya? Atau kejadian sebuah account twitter dari mall P****C P***E , sempat menjadi kontroversi karena saat musibah terjadi di mall nya sebuah twitt yang keluar malah seperti meremehkan kondisi disana. Pertanyaan adalah apakah ini response dari brand tersebut? Tentu tidak, beberapa saat kemudian mereka meminta maaf dan kabarnya Adminnya mendapatkan teguran.

Social media layaknya kehidupan, punya manners dan rules baik yang tertulis maupun tidak. Bagi brand hal ini harus menjadi perhatian. Lets see do’s and dont’s dibawah ini:

Do : Buatlah Identity dan Personality yang jelas seperti as a Contact Service or as a Human? Jika sebagai contact service maka personality tidak terlalu penting. Namun saat di wujudkan sebagai sahabat atau partner maka representasi Human lebih baik dan itu berarti Identitas seperti Gender Male, Female atau Universal, Usia juga diperlukan. Personality seperti Karakter Fun, Dynamic or Geek juga diperlukan. Tujuannya agar interaksi lebih baik dan tidak berjarak.

Dont : Saat sudah diputuskan maka konsistensi itu penting. Sebagai Contact Service, coba menyapa seperti Human dengan “morning tweeps sudah pada sarapan apa?” namun saat diajak ngobrol malah ga pernah jawab.

Do : Hindarkan mengirim updates ke social media secara spontan kecuali meresponse atas pertanyaan atau interaksi. Ingat ini adalah Brand Social Life dan merupakan salah satu media dari Marketing Communication Management yang berarti apa yang akan kita berikan harus terkait dengan thema besar dari Communication dan Brand Plan kita. Buatlah Guidelines dan selalu dokumentasikan apa yang akan dipost ke Social Media. Contoh: Guidelines, Weekdays Promotion Program Amplification dan Weekend Social Life Share. Kemudian, Buatlah minimal 3 variance berbeda atas text yang akan dipost untuk yang sifatnya pengulangan seperti informasi sales program. Ini berguna agar your brand social media tidak terlihat seperti mesin. Kemudian buatlah baik itu Word atau Excel susunan tulisan yang akan di post secara urut. Dengan ini, maka siapapun yang akan post ke social media akan punya karakter dan interaksi yang sama dengan brand kita.

Dont : Membuat Share tanpa dokumentasi, kenapa? Kemungkinan human error tinggi serta pengaruh atas emosional kita saat itu cukup besar. Dan tentu kita tidak bisa melihat tracking apa yang sudah kita share dan apa hasilnya bagi Marketing Communication Strategy kita. Dengan adanya tools seperti Chirpstory (tools untuk rekap tweet) dan Link to other social media maka apa yang kita share selalu didokumentasi siapa saja via internet. Content yang bermutu tentu sangat penting bagi brand kita.

Do : Selalu berpikir terlebih dahulu sebelum melakukan response atas complain dan feedback yang tidak menyenangkan. Kegagalan berpikir membuat response yang diberikan lebih menggambarkan emosional personal yang melakukan reply dari pada personality brand.

Dont : Membawa emosi pribadi kedalam setiap share dan interaksi di social media. Seperti judulnya Brand Social Media is Brand Social Life not Yours! Jadi stop berinteraksi seperti kita berinteraksi. Jika kita lihat bahwa ini perlu response lebih panjang, kita bisa pindahkan response kita channel yang lebih private seperti email atau phone sehingga Brand Image terjaga serta bisa solve problem nya.

Do : Kenali channel dari Social Media yang digunakan dan maximalkan sesuai dengan karakternya. Twitter untuk fast response interaksi. Facebook, Path untuk Timeline atau Memories interaksi dimana setiap response kita selalu bisa ditanggapi kapan saja dan menjadi New saat ada yang response. BBM, Line, Kakao untuk interaksi yang lebih personal dan tercluster.

Dont : Setiap Channel punya karakter serta rules. Contoh Chatting terlalu panjang di Twitter mengganggu Timeline dari related follower kita. Menuliskan too many updates dalam waktu yang sangat berdekatan di Facebook membuat Timeline dan Memories bagus hilang dengan cepat dari main page.

Diatas adalah beberapa contoh Do’s dan Dont’s dalam Berinteraksi di Social Media bagi Brand. Sehingga Brand Social Life benar-benar menggambarkan Brand dari pada diri si BM, MM atau adminnya. Satu hal yang saya tegaskan adalah Social Media adalah part of Marketing Communication dan Communication part of Marketing Strategy untuk itu selalu pastikan apa yang Brand anda bicarakan selalu punya benang merah yang jelas dengan Thema, Tagline, Personality hingga Indentitas dari Brand.

Brand Social Media is Brand Social Life not Yours Continue reading