Sering ga sih kita merasa ribet dengan kerjaan kita belum lagi kita begitu mobile sehingga sering terlewat dokumen-dokumen entah itu kerjaan atau bahkan yang Pribadi. Atau kita pernah ga sih kesulitan mengelola kegiatan kita baik kerjaan maupun personal?

Keadaan diatas sering berakhir entah itu ribet sendiri, kececer atau kalo menyangkut kerjaan bisa diomelin. Paling kata Pamungkas kita adalah “maklum bos, namanya juga anak lapangan, admin-admin susah bos, ga sempet”. Sialnya, hal begini bisa membuat kita lembur dikantor berjam-jam sampe tidak terasa kita itu sudah bekerja nyaris 18 jam sehari selama seminggu bahkan sebulan atau bahkan setahun tanpa terasa.

Saya juga terkadang ketemu dengan Generasi yang katanya so mobile dan techie sekali. Namun begitu berurusan dengan mereka seringkali teknologi malah tidak terlalu maksimal mereka pake. Sehingga mereka hanya berakhir dengan lokasi Kerja nya saja yang tidak dikantor tapi kegiatan kerjanya masih dominan tradisional nya.

Setahun ini, saya mendorong diri saya untuk paperless, yup paperless! Saya berusaha untuk tidak membawa dan menyimpan kertas-kertas Kerja, termasuk tidak membawa lagi buku catatan alias notebook. Hasilnya? Wah asyik banget! Saya sudah tidak perlu lagi bawa tas gede untuk nyimpen map dokumen. Dimana client-client saya di Opsmarketer juga saya dorong untuk paperless. Dari mulai invoicing, absensi training, perjanjian consulting hingga sharing training document semuanya tanpa kertas yang dicetak alias paperless.

Bagaimana sih memanfaatkan Teknologi untuk produktifitas Pribadi?

1. Maksimalkan Smartphone

Ditangan anda minimal memiliki 1 unit smartphone bukan? Minimal android deh. Nah disini anda bisa manfaatkan beberapa apps yang sangat bermanfaat untuk meningkatkan produktifitas.

1. OneNote, apps ini sangat powerful untuk mengganti buku catatan kita bahkan meningkatkannya menjadi lebih maksimal lagi mengingat tidak hanya berupa catatan dari ketikan kita, namun bisa dikolaborasi dengan video dan audio recording, memasukkan link dari web, youtube, hasil foto camera, document file hingga task management.
2. OneDrive, apps ini merupakan cloud storage yang menyenangkan. All files bisa disimpan disini. Termasuk bisa di share ke orang lain. Yup! Ini yang bikin saya so paperless, document yang saya terima jika dalam bentuk kertas, saya scan pake apps OfficeLens dan otomatis tersimpan di OneNote dan OneDrive saya. Persis kayak nyelipin kertas di buku catatan, hanya saja ini seperti membawa seluruh bundle document kemana-mana
3. Outlook, apps ini merupakan email management, dimana kita bisa masukkan dari email personal seperti yahoo, gmail hingga ke email kantor. Sangat mudah digunakan namun sangat powerful
4. Office, ini masih merupakan apps paling produktif sampai saat ini. Baik itu Word, Excel maupun Power Point nya. Install apps ini bikin kita bisa melakukan editing hingga mobile presentation dimana saja kapan saja. Karena selain bisa dilihat via cloud dengan menggunakan koneksi internet, juga bisa kita download ke smartphone storage kita. Yang menarik adalah di office 2016 terbaru, dengan fitur collaboration nya, kita bisa Kerja bareng secara bersamaan mengedit dan mengerjakan dokumen yang sama dan begitu selesai semua orang sudah dapat the updated version nya.
5. Skype, apps ini tidak hanya berguna untuk video call, namun juga dari fungsi chatting, video conference hingga transfer document secara langsung.

5 (lima) apps diatas ditambah dengan OfficeLens, sudah bikin smartphone kita jadi sangat powerful bukan? Walau tidak begitu nyaman bekerja di ukuran layar yang kecil, namun smartphone membantu kita disaat-saat mobilitas sangat diperlukan.

2. Maksimalkan Tablet, Laptop atau Surface anda

Jika ada memiliki rejeki lebih, maka tools ini sangat disarankan untuk anda beli sebagai tools untuk membantu meningkatkan produktifitas anda. Dan jika sudah disediakan oleh kantor maka mari gunakan lebih maksimal lagi.

Untuk Tablet, maka pastikan anda install apps diatas, sedangkan untuk Laptop dan Surface, maka anda bisa install program versi desktop nya atau jika karena merupakan laptop kantor sehingga ada larangan install, maka bisa gunakan versi web nya.

Hal yang menyenangkan dari apps diatas adalah semuanya free kecuali Office, dimana untuk advance fitur anda harus subscribe ke Office 365. Namun saya rekomendasikan anda untuk subscribe minimal yang personal package. Dan ini akan memaksimalkan seluruh fitur diatas termasuk mendapatkan versi desktop dari Office 2016 terbaru secara gratis.

Setelah semuanya di install, mulailah dengan membuat catatan di OneNote, sharing file di OneDrive, working on Office, manage email via Outlook sambil mengerjakan document secara kolaborasi via Office dan Skype.

Enjoy the technology guys!