Kemaren ngobrol ama temen lama, dan mengejutkan mendengar beberapa temen-temen yang dulu tersandung kasus fraud. Ya ada yang satu kota dilikuidasi, ada yang satu department ada yang hanya pelaku itu sendiri. Company mereka ada yang level start up dan ada juga yang sudah masuk ke level corporate.

Kenapa ya Fraud ini bisa terjadi?

Kemungkinan hanya tinggal dua : Kesempatan dan Niat, look simple tapi kompleks banget ini.

Kesempatan itu saat pengawasan dan kontrol belum kuat atau bahkan belum ada. Sehingga pelaku bisa secara bebas melakukan. Ini level nya basic, karena ini hanya soal integritas si pelaku. Biasanya modus begini akan mulai dari yang kecil, bisa karena tidak sengaja terus merasa aman sehingga berulang.

Niat, ini sudah level lebih tinggi tidak cuman soal integritas namun sudah ke mental kriminalitas. Karena orang dalam tahapan ini akan melakukan apa saja agar niat nya tercapai. Mulai dari mencari Kesempatan dengan mempelajari sistem hingga pada kemampuan memanipulasi sistem nya. Dan kondisi begini cenderung sistematis karena di rencanakan dengan baik. Tidak heran kita bisa lihat kejadian diatas yaitu satu kota organisasi nya di lay off semua. Karena terlibat semua.

Tentu yang ultimate adalah dua hal diatas menjadi satu melihat ada kesempatan maka niat nya muncul untuk melakukan secara maksimal.

Nah gimana cara nya mengantisipasi atau menghadapi situasi seperti ini?

1. Basic rules yang wajib ada walau belum punya satu SOP sekalipun, yaitu : Tindakan kontra integritas seperti mencuri, menerima suap, membantu proses nya WAJIB di berhentikan saat itu juga. Aturan ini penting untuk mengeleminasi yang sudah terjadi dan memutus atau menghentikan Fraud yang sedang atau telah terjadi. Pelaku seperti ini tidak boleh ditoleransi apapun alasannya dan harus keluar dari organisasi.
2. Mulai bangun sistem check and balance, yaitu dengan tidak ada role yang punya otoritas mutlak. Contoh : Yang keluarin duit tidak boleh punya otoritas menerbitkan voucher biaya. Yang approve sama yang propose wajib orang berbeda, Terus yang ingin beli barang sama yang beli orang yang berbeda, begitu seterusnya. Bahkan dalam KPI juga sama : Team Business Development mau bikin event, maka event nya wajib yang bikin team Marketing dan proses pitching melibatkan team Finance. Diatas itu semua, pastikan setiap biaya yang keluar WAJIB ada bukti dan tanda tangan nya. Tahapan ini yang paling mendasar adalah membuat Delegation of Authority (DoA), Struktur organisasi yang jelas walau belum punya SOP satu pun. karena ini mother of control atau basic fundamental.
3. Nah, begitu punya nafas dan punya orang untuk bikin, mulai bangun bikin SOP. mulai dari yang paling krusial yaitu lalu lintas Duit dan Keluar Masuk Barang. Kemudian berkembang ke bagian bagian lain. Begitu punya SOP wajib tegas dalam implementasi nya. Jika ada penyimpangan, mulai dari teguran hingga SP3.

Sebagai seorang professional, kita wajib membangun integritas sebagai pelindung dari tindakan tindakan yang pada akhir nya merugikan kita. Integritas ini kemampuan untuk bisa melakukan atau menegakkan aturan di saat minim supervisi ataupun tidak ada supervisi.

Semakin tinggi level anda akan semakin minim supervisi, maka saat itu integritas adalah hal yang mutlak anda punyai. Saya akan share ditulisan yang lain ya ttg bagaimana integritas ini dibangun dan menjadi key sukses dalam karir anda.

Tiga point diatas Walau bukan 100% mampu menghilangkan fraud namun bisa membantu memperkecil baik secara frekuensi maupun resiko yang diorganisasi.

Gimana temen2 share dong pengalamannya. #SundayDiscussion