How to Improve Your Personal Productivity?

Sering ga sih kita merasa ribet dengan kerjaan kita belum lagi kita begitu mobile sehingga sering terlewat dokumen-dokumen entah itu kerjaan atau bahkan yang Pribadi. Atau kita pernah ga sih kesulitan mengelola kegiatan kita baik kerjaan maupun personal?

Keadaan diatas sering berakhir entah itu ribet sendiri, kececer atau kalo menyangkut kerjaan bisa diomelin. Paling kata Pamungkas kita adalah “maklum bos, namanya juga anak lapangan, admin-admin susah bos, ga sempet”. Sialnya, hal begini bisa membuat kita lembur dikantor berjam-jam sampe tidak terasa kita itu sudah bekerja nyaris 18 jam sehari selama seminggu bahkan sebulan atau bahkan setahun tanpa terasa.

Saya juga terkadang ketemu dengan Generasi yang katanya so mobile dan techie sekali. Namun begitu berurusan dengan mereka seringkali teknologi malah tidak terlalu maksimal mereka pake. Sehingga mereka hanya berakhir dengan lokasi Kerja nya saja yang tidak dikantor tapi kegiatan kerjanya masih dominan tradisional nya.

Setahun ini, saya mendorong diri saya untuk paperless, yup paperless! Saya berusaha untuk tidak membawa dan menyimpan kertas-kertas Kerja, termasuk tidak membawa lagi buku catatan alias notebook. Hasilnya? Wah asyik banget! Saya sudah tidak perlu lagi bawa tas gede untuk nyimpen map dokumen. Dimana client-client saya di Opsmarketer juga saya dorong untuk paperless. Dari mulai invoicing, absensi training, perjanjian consulting hingga sharing training document semuanya tanpa kertas yang dicetak alias paperless.

Bagaimana sih memanfaatkan Teknologi untuk produktifitas Pribadi?

  1. Maksimalkan Smartphone

Ditangan anda minimal memiliki 1 unit smartphone bukan? Minimal android deh. Nah disini anda bisa manfaatkan beberapa apps yang sangat bermanfaat untuk meningkatkan produktifitas.

  1. OneNote, apps ini sangat powerful untuk mengganti buku catatan kita bahkan meningkatkannya menjadi lebih maksimal lagi mengingat tidak hanya berupa catatan dari ketikan kita, namun bisa dikolaborasi dengan video dan audio recording, memasukkan link dari web, youtube, hasil foto camera, document file hingga task management.
  2. OneDrive, apps ini merupakan cloud storage yang menyenangkan. All files bisa disimpan disini. Termasuk bisa di share ke orang lain. Yup! Ini yang bikin saya so paperless, document yang saya terima jika dalam bentuk kertas, saya scan pake apps OfficeLens dan otomatis tersimpan di OneNote dan OneDrive saya. Persis kayak nyelipin kertas di buku catatan, hanya saja ini seperti membawa seluruh bundle document kemana-mana
  3. Outlook, apps ini merupakan email management, dimana kita bisa masukkan dari email personal seperti yahoo, gmail hingga ke email kantor. Sangat mudah digunakan namun sangat powerful
  4. Office, ini masih merupakan apps paling produktif sampai saat ini. Baik itu Word, Excel maupun Power Point nya. Install apps ini bikin kita bisa melakukan editing hingga mobile presentation dimana saja kapan saja. Karena selain bisa dilihat via cloud dengan menggunakan koneksi internet, juga bisa kita download ke smartphone storage kita. Yang menarik adalah di office 2016 terbaru, dengan fitur collaboration nya, kita bisa Kerja bareng secara bersamaan mengedit dan mengerjakan dokumen yang sama dan begitu selesai semua orang sudah dapat the updated version nya.
  5. Skype, apps ini tidak hanya berguna untuk video call, namun juga dari fungsi chatting, video conference hingga transfer document secara langsung.

5 (lima) apps diatas ditambah dengan OfficeLens, sudah bikin smartphone kita jadi sangat powerful bukan? Walau tidak begitu nyaman bekerja di ukuran layar yang kecil, namun smartphone membantu kita disaat-saat mobilitas sangat diperlukan.

  1. Maksimalkan Tablet, Laptop atau Surface anda

Jika ada memiliki rejeki lebih, maka tools ini sangat disarankan untuk anda beli sebagai tools untuk membantu meningkatkan produktifitas anda. Dan jika sudah disediakan oleh kantor maka mari gunakan lebih maksimal lagi.

Untuk Tablet, maka pastikan anda install apps diatas, sedangkan untuk Laptop dan Surface, maka anda bisa install program versi desktop nya atau jika karena merupakan laptop kantor sehingga ada larangan install, maka bisa gunakan versi web nya.

Hal yang menyenangkan dari apps diatas adalah semuanya free kecuali Office, dimana untuk advance fitur anda harus subscribe ke Office 365. Namun saya rekomendasikan anda untuk subscribe minimal yang personal package. Dan ini akan memaksimalkan seluruh fitur diatas termasuk mendapatkan versi desktop dari Office 2016 terbaru secara gratis.

Setelah semuanya di install, mulailah dengan membuat catatan di OneNote, sharing file di OneDrive, working on Office, manage email via Outlook sambil mengerjakan document secara kolaborasi via Office dan Skype.

Enjoy the technology guys!

Another Perspective About UKM (24.09.13)

Banyak diskusi terkait dengan Usaha Kecil Menengah (UKM) dan akhir-akhir ini semakin hangat dan banyak action nyata yang dilakukan untuk mereka. Tulisan ini merupakan perspektif lain dalam melihat tantangan yang dihadapi pada pengusaha UKM, bukan sebagai pembenaran atau penolakan atas pendapat yang lainnya.

Mari kita samakan basic perspektif kita ya. UKM tidak terbatas hanya sekedar warteg, pengerajin, peternak, tukang jahit namun juga semua usaha yang skalanya masuk ke menengah dan kecil. Mengutip dari blog bang Yuswohadi www.yuswohadi.com

“Yang dimaksud usaha mikro adalah perusahaan yang memiliki omset maksimal Rp.300 juta dan Asset maksimal Rp.50 juta setahun. Usaha kecil memiliki omset Rp.300 juta sampai Rp.2,5 miliar dan Asset antara Rp.50-500 juta. Usaha menengah memiliki omset Rp.2,5 miliar sampai 50 miliar dan Asset Rp.500 juta sampai 10 miliar”

Dari definisi ini maka batasan UKM adalah di besaran Asset dan omzet bukan bidang usaha. Jadi Kursus, Salon, Learning Center, Advertising Agency hingga Retail Store juga termasuk UKM jika memenuhi kategori diatas.

1. UKM tidak Bankable karena kesalahan Pemerintah?

Kemampuan modal adalah salah satu hambatan terbesar bagi UKM untuk berkembang. Selain banyak yang tidak berbadan hukum ada juga yang tidak memiliki Asset yang bisa dijaminkan sebagai salah satu syarat meminjam uang di bank. Namun ada lagi factor dasar selain soal ini, yaitu Tata Kelola. Tak jarang saya temui UKM yang tidak memiliki Tata Kelola yang baik. Seperti menggunakan rekening pribadi sebagai rekening perusahaan, tidak memiliki laporan keuangan yang auditable hingga tidak memiliki NPWP padahal company tersebut sudah berbadan hukum.

Ini adalah salah satu factor UKM menjadi tidak bankable. Dan ini harusnya bisa diperbaiki dengan menerapkan Tata Kelola management yang benar. Kekurangan pengetahuan dan ketidak mauan untuk menerapkan factor Tata Kelola ini. Untuk konsep dasar Tata Kelola bisa lihat pada article yang ditulis oleh @Opsmarketer ini. Jika ini diterapkan maka sumber pendanaan modal tidak lagi bergantung dengan pemerintah dan bank tapi juga meluas ke Investor yang lebih ringan secara persyaratan.

Jadi UKM Tidak Bankable karena kesalahan Pemerintah tidaklah sepenuhnya tepat karena pengusaha itu sendiri adalah orang yang paling bertanggung jawab atas Tata Kelola perusahaannya.

2. UKM identik dengan barang Local?

Brand asing sering dianggap biang hancur nya UKM. Namun jika dilihat lebih dalam agak mengejutkan, seringkali menemukan bahwa UKM malah menjadi importir atas barang-barang yang dijualnya. Hal ini terutama di fashion industry seperti baju, sepatu, aksesoris. Sedangkan Brand asing seperti Zara, Nike malah membeli barangnya dari industry local. Agak ironis ya?

Kenapa bisa terjadi, beberapa pengusaha UKM cenderung focus ke short term sehingga pilihan mereka terhadap kompetisi adalah Pricing. Sayang sekali Pricing ini tidak hadir sebagai hasil dari Operation Management yang baik namun dari penekanan biaya termasuk dengan melakukan import. Ini bukan karena mereka sangat tradisional namun lebih karena mereka dikelola dengan pola pikir tradisional. Sementara Brand Asing melakukan kompetisi dengan mengandalkan kekuatan dari Brand nya sehingga sering sekali membuat mereka terhindar dari jebakan price war jangka pendek.

Nah ini perlunya dibantu bahwa mengejar cash flow semata akan berjalan tanpa akhir tanpa sadar puluhan tahun sudah terlewati. Nah dengan mulai disiplin membangun Brand, maka perusahaan tidak hanya bisa mendapatkan manfaat jangka pendek yaitu cash flow namun juga bisa memberikan perkembangan value added keseluruh stake holder dari supplier hingga ke customer.

Jadi UKM identik dengan barang local untuk beberapa hal seringkali meleset dan ini perlu dibantu untuk dibenahi.

3. Mall membunuh UKM?

Apapun usaha dibangun untuk berkembang, jadi yang saat ini kecil suatu saat akan berkembang membesar. Setiap usaha juga memiliki target market sendiri, ada yang mengincar segment bawah dan ada juga yang premium. Selain itu preference customer juga berkembang seiring dengan perkembangan jaman, sehingga needs boleh sama namun wants nya berbeda. Itu mengapa UKM sendiri sangatlah luas ada yang memang buka dipasar becek namun ada yang harus buka di Mall yang rapi dan modern.

Mall adalah salah satu Pusat Perbelanjaan, mulai dari pasar yang tradisional, pasar modern, plaza hingga Mall. Setiap Pusat Perbelanjaan dibangun untuk melayani segmentasi tersendiri. Dimana cerminannya terlihat dari penataan para penyewa (Tenant Mix) nya. Ada juga Pusat Perbelanjaan yang bisa dimiliki yang dikenal dengan Trade Center dengan bentuk Strata Title dimana setiap unitnya tidak disewakan tapi dibeli. Fungsi Pusat Perbelanjaan adalah membantu menarik pengunjung yang datang melalui fasilitas dan Tenant Mix yang dimiliki.

Nah UKM bisa memilih lokasi mereka berkembang dari sekedar didepan rumah hingga masuk kedalam Mall. Dimana tentu ada konsekuensinya seperti besaran nilai sewa. Dimana besarannya tergantung lokasi sewa didalam Mall, luasan serta jenis Mallnya itu sendiri.  Setiap Tenant didalam Mall mengambil target market dari orang yang datang kedalam Mall tersebut. Dengan makin menjamurnya Pusat Perbelanjaan modern maka semakin besar kemungkinan pilihan UKM berkembang.

Rantai supply chain melihat bahwa semakin besar maka semakin banyak barang yang akan dibeli. Selama itu beli dari local (baik itu Brand asing maupun local) maka akan mendorong perkembangan UKM yang menjadi supplier mereka.

Jadi apakah ada kemungkinan UKM yang mati? Tergantung jenis usaha dan target market nya dan setiap usaha perlu memperkuat fundamental kedalam sehingga saat berkembang tidak mudah goyang dan jatuh. Sebagaimana Manusia, Tua itu sudah pasti namun Kedewasaan adalah pilihan. Dan bagi UKM umur pasti bertambah namun membangun Brand adalah pilihan!

Ada banyak komunitas dan gerakan untuk belajar mulai dari @MarketerClubber @MemberiID hingga Learning Center yang memang focus untuk jasa pendidikan seperti @Opsmarketer . Yang penting adalah perlunya untuk menambah pengetahuan dan wawasan sehingga UKM tidak lagi seperti orang tertinggal tapi memang selalu bisa beradaptasi dengan kemajuan. Ingat ga harus jadi segalanya untuk memenangkan persaingan yang perlu adalah menjadi Unik adalah kunci utama. 7 (tujuh) P : Product, Price, Place, Promotion, People, Process dan Physical Evidence bisa diulik dalam menemukan yang terbaik untuk menjadi pilihan utama Target Market nya.

Hmm gimana? Gpp kalo ada pendapat yang beda, ga harus setuju sehingga ga perlu protes dan marah-marah. Just share your opinion and lets have a very good diversity of thought