Conflict Coming from Disorganization, Do You Realize It? (29.08.13)

Pernah ngerasa, kok kayaknya kita saling berkompetisi antar department? Atau merasa kita dijegal, dihambat dan dipersulit oleh department lain? Rasanya gimana? Bingung ya, kok satu team malah saling sikut dan saling berantem padahal diluar sana kita punya kompetisi untuk dihadapi. Kenapa ya kok bisa hal ini bisa terjadi? Secara umum conflict ini sering disebut karena masalah Visi yang belum align tapi apakah ini hanya soal visi?

Kegagalan mengorganisasikan perusahaan atau disebut dengan Disorganization bisa menjadi salah satu penyebab umum conflict dalam organisasi. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

  1. Job Desc yang tidak clear
  2. Tidak adanya Pembagian Wewenang atau Tidak Tegas dan Jelas
  3. Kesalahan dalam membuat parameter ukuran Key Performance Indicator (KPI)

Yuk kita bahas sedikit ya, saya share dari pengalaman yang pernah saya temui baik saat menjadi professional maupun sebagai inhouse trainer & consultant.

Job Description (Job Desc)

Ini terlihat simple, namun ini fundamental sekali. Kenapa? Job Desc hanya bisa dibuat jika sebuah perusahaan punya struktur organisasi yang jelas. Dan struktur organisasi yang jelas hanya bisa dibuat jika perusahaan punya fundamental visi dan misi yang jelas. Kenapa? Karena struktur organisasi adalah tools yang kita butuhkan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

Job Desc akan mempengaruhi bagaimana setiap orang didalam organisasi kerja berinteraksi serta melakukan proses kerja. Proses kerja atau yang lebih dikenal dengan Standard Operating Procedure hanya bisa dibuat jika sebuah struktur organisasi punya Job Desc yang jelas.

Nah kebayangkan apa akibatnya jika tidak punya Job Desc?

Wewenang

Sebuah proses kerja membutuhkan sebuah keputusan untuk melanjutkan ke proses berikutnya. Untuk itu setiap posisi dalam struktur organisasi selain memiliki Job Desc juga harus dilengkapi oleh wewenang. Karena didalam Job Desc untuk mengerjakan tanggung jawab yang diberikan maka diperlukan wewenang untuk melaksanakannya.

Dengan berbagai alasan banyak perusahaan yang tidak melengkapi wewenang kepada setiap orang di organisasinya. Bahkan yang paling miris adalah level managerial pun tidak punya wewenang apapun dan sering juga ditemui seluruh wewenang berada di tangan owner.  Trus buat apa punya manager level kalo tugasnya hanya rekomendasi? Pengalaman saya, sering bertemu dengan para manager diperusahaan ini yang hanya tau mengerjakan tanpa paham kenapa atau malah ga mau tau kenapa. Bila ditanya jawabannya “itu bapak yang minta..” , “..ini ibu yang suruh..” atau “..biasanya begini..” ga heran organisasi ini ga kemana mana dan pengetahuan mereka jauh dari berkembang.

Wewenang diperlukan agar dalam proses interaksi dan proses kerja bisa berjalan efektif dan efisien. Dengan kewenangan yang tegas dan jelas maka potensi konflik bisa terhindarkan karena setiap wewenang punya resiko untuk dipertanggung jawabkan.

Key Performance Indicator (KPI)

Kalo soal target kerja saya yakin 100% ini sudah keahlian para owner dalam membuatnya. Itu bagus sekali karena kerja tanpa target sama dengan tidak punya ukuran dan yang berarti tidak tau apa yang harus dilakukan untuk berkembang atau untuk memperbaiki.

Pertanyaannya adalah apakah KPI nya sudah dibuat dengan benar? Kesalahan membuat ukuran maka akan berakibat atas proses mendapatkannya dimana proses mendapatkan akan menentukan masa depan kinerja perusahaan.

Contoh:

KPI hanya berorientasi hasil sales tanpa melihat circumstances dan prosesnya seperti hanya memberikan Target Sales tanpa membebankan proses salesnya tau konsekuensi ikutannya seperti Conversion Rate atau Cost of Sales.

Kenapa? Karena Team sales hanya akan focus to achieve target dan sales more regardless caranya mau itu dengan begging ke customer hingga mendorong more cost dengan more discount. Soal dimasa depan company taunya barang itu laku karena memang bisa dijual bukan ngemis atau biaya membengkak itu bukan menjadi concern nya.

Nah kalo case begini, ga herankan kalo team sales bisa tereakin team marketing kalo ga bikin program short term sales? Atau mereka males kerjain program engagement dari marketing karena wasting their time?

Atau KPI Finance yang hanya concern pada Ratio Profit dan Cash Flow tanpa melihat ukuran sustainability atau proses mendapatkannya. Maka tak heran untuk mendapatkan profit cara paling mudah yang dilakukan oleh seluruh short term thinker finance adalah Cutting Cost! Yup just that simple. Dan semua hal yang tidak punya kaitan atas cash flow jangka pendek either dipersulit ya ditolak!

Hal-hal penting diatas selalu dianggap remeh dan ga penting, jika ada yang menjelaskan tentang pentingnya hal diatas, response yang paling sering disebut dengan “ah teori..” atau “..ini udah puluhan tahun kami jalankan dan berhasil..” atau “..you don’t have entrepreneur skill..” .

Every result has process and each process will determined the next process, so Think again and if you really have time re-think again, before the trial error gone bad. Gimana bisa bangun Strong Brand jika bangun strong organization saja tidak paham. Jika sampai sekarang organisasi nya masih jalan, coba lihat isi karyawannya. Jangan-jangan mayoritas sudah puluhan tahun dan bahkan mau pension. Trus kira-kira regenerasinya gimana? Knowledge yang mau diajarkan apa? Patuh sama senior dan ikuti semua perintah? Karena itu yang akan dilakukan oleh semua newbie yang masuk ke organisasi seperti ini. Play Safe or Face the Conflict!

Conflict Coming from Disorganization, Do You Realize It? Check Your organization again please…

Advertisements

Are You a Marketer? Your Job or Your Soul? (07.08.08)

Are You a Marketer? Your Job or Your Soul?

 

Marketing, ini adalah salah satu fungsi utama dalam organisasi selain Operasi, Finansial dan Sumber Daya Manusia. Secara fungsional Marketing akan mendorong perusahaan berkembang dan membesar. Pekerjaan dibidang Marketing memang sangat menantang, seorang Marketer (sebutan orang yang bekerja dibidang Marketing) harus punya kemampuan dasar untuk Analisa Pasar, Sensitif terhadap perubahan, Kreatif dan tipe pencari dan pencipta kesempatan. Ditambah lagi sekarang ada banyak ilmu tambahan yang bikin mereka mentereng, Master & PhD Lulusan Internasional. Sederet sertifikasi-sertifikasi & award-award bukti kesuksesan mentereng mereka lainnya. Hmmm really-really perfect indeed? But than Could you claim your self a Marketer?

 

Hmm let’s check this out, what is the different between Job and Soul?

 

Job,

Everything we do, we do it for responsibility as your job description. Why? Yes because you are being hired for that indeed?

 

Soul,

Setiap kali jantung ini berdetak, darah ini mengalir, nafas ini berhembus, dalam setiap kata, gerak, omongan mengalir sebuah DNA Marketer didalamnya. We talk and walk as a Marketer.

 

So kalo kita lihat analogi lainnya, seperti seorang yang jago melukis dengan Indah namun jika dilihat, lukisannya terasa “kering” tidak ada emosi disetiap goresannya. Walau Lukisannya terlihat sempurna jika dilihat secara dimensi tangible pada Lukisan tersebut. Mulai dari warna, pencahayaan bahkan kesempurnaan bentuk tapi satu hal yang tidak ada, Intagibles side! Lukisan itu tanpa jiwa atau emosi.

 

Atau kita juga bisa melihat secara realita, dimana seorang Marketer itu ikut dalam proses pembuatan proses New Product Launch, dari mulai saat penemuan Needs, penentuan Segmentasi, penentuan Target hingga penentuan Positioning. Kemudian masuk ke perencanaan program komunikasi 360 derajat (IMC).. At the end, Secara hasil, performance resultnya bukan main!!! Sukses besar bro!!! Award pun ditangan. Namun (again) kita tidak pernah kenal si Marketer (secara personal), saat diajak ngomong bilang itu kebetulan, saat berkunjung ke Channel, liat produknya ditumpuk dibawah diam aja, denger orang bercerita jelek soal brandnya juga diam aja. Kenapa? Karena semua yang dia lakukan adalah pekerjaan. Dia tidak merasa memiliki! No sense of Ownership!

 

Saya pernah punya pengalaman saat berkompetisi merebut venue dengan competitor besar saya, they have money, they have power, they are senior in this field, but only one thing they don’t have, they treat their venue as an account and we treat the channel as a family. Hasilnya, kita Cuma bayar 10% dari nilai yang ditawarkan competitor dengan isi kontrak yang sama!!! Hmm amazing bukan? That’s the Power of Relationship!

 

Penanya (P)   : Kerja di mana bang?

Marketer (M)  : Ooo saya di provider A

P                  : hmm no telponnya berapa bang?

M                 : Yang mana? Yang provider A atau B?

P                  : hmm loh kok malah punya  yang B juga bang?

M                : Loh, emangnya kenapa? Ada larangan emang? Masa mentang-mentang kerja di perusahaan A ga boleh pake yang B? Soalnya A itu GSM kalo mau murah ya pake yang B dong lebih irit hehehehe

Nah Lo, ini orang Jadi Ambassador waktu kerja doang neh? Hmmm.. Really Not act as an Ambassador!

 

Okay dari 3 ilustrasi diatas, Kita menemukan beberapa Key Point yang membedakan antara Marketer as a Job and Own it as a Soul!

1. Ownership

Rasa memiliki atas Brand/Produk yang kita punya. Analoginya seperti memiliki anak. Kita akan menjaga dia 24 jam! Dimana saja kapan saja. Jika kita lihat dia diperlakukan tidak baik, kita akan memperbaikinya. Saat kita dengar dia sedang dihina, kita akan membelanya. Rasa kepemilikan yang “mendarah daging” akan membuat semua eksekusi kita terasa lebih personal dan emosional. Ada aliran perasaan disana. Ada balutan Nada yang Indah didalamnya. Tidaknya hanya berupa eksekusi dari Marketing Plan tapi lebih kepada mengaktualisasikan Brand kita. Sentuhan dengan rasa memiliki yang besar akan menjadikan Brand kita lebih “bernyawa” dalam setiap langkahnya.

 

2. Relationship

Nah ini sangat penting terutama para Marketer yang biasa disinggasana emas dan berliannya. Saat kunjungan ke channel, mereka bisa membedakan saat pandangan kita yang menganggap mereka sebagai Account atau melihat sebagai Keluarga Besar Brand kita. Cara kita bicara, sentuhan dipundak, renyahnya tawa membuat shelf itu ga perlu harga! Dan yang pasti ini bukan strategi yang perlu kursus acting! Tapi sebuah rasa berhubungan sehangat persahabatan. Mereka sakit, kita juga akan sakit. Jika kita perlakukan mereka sebagai account, mereka akan anggap kita sebagai ATM. So they are human and you are a human too.. Even in Web.2.0 generation, Human Relationship is still needed.

 

3. Ambassador

Your Self is Your Brand Representation. In any aspect! If your positioning is “Honest, it’s Honey!” maka jadilah yang jujur dalam setiap aspek. Dari dealing dengan channel, not cheating with your friend, Why? Because It’s Impossible Your Brand will represent Honest, if you are a Liar indeed? How come a Liar could produce a Honest Honey?

Remember, If you are a Marketer, than you are public figures for your consumer, Watch your self like you watch your brand.

 

Hmm… yang ditulis diatas mungkin baru beberapa ciri yang dimiliki seorang Marketer jika itu adalah Jiwanya dan tentu saja masih banyak lagi yang membedakannya.

Satu quotes bagus, You Can Learn How To Sing but it Useless if You Could not Fell Your Song.

 

Are You a Marketer? Your Job or Your Soul?